Cómo Construimos Grupo Factura, un Sistema de Facturación Electrónica para Costa Rica
Grupo Factura es el sistema de facturación electrónica, planillas y punto de venta que opera IT Core Sync. Lo diseñamos y lo desarrollamos en Brillante Agencia, junto con su sitio web. Este caso cuenta qué problema resuelve, qué decisiones tomamos y por qué ese mismo cuidado técnico es el que ponemos en cada sitio que hacemos.
El problema: tres sistemas para una sola empresa
Muchas pymes en Costa Rica facturan en un sistema, calculan la planilla en una hoja de Excel y cobran en caja con otro programa. Cada uno tiene su propia lista de clientes, sus propios precios y su propio cierre. Al final del mes, el contador junta todo a mano.
La meta era un solo sistema que hiciera las tres cosas con las reglas de Costa Rica: comprobantes de Hacienda, cargas de la CCSS y renta en la planilla, IVA con todas sus tarifas, precios en colones y en dólares, y que funcionara desde el navegador, sin instalar nada.
Lo que construimos
- Facturación electrónica completa: facturas, tiquetes, notas de crédito y débito, facturas de compra y de exportación, y recibos electrónicos de pago, enviados a Hacienda.
- Recepción de comprobantes: las facturas de los proveedores llegan por correo y se aceptan o rechazan desde el sistema.
- Planilla y recursos humanos: CCSS, retención de renta, vacaciones, aguinaldo y liquidaciones.
- Punto de venta: cajas, mesas para restaurantes, pagos mixtos y tiquetes térmicos.
- Inventario, bancos y contabilidad: bodegas, conciliación bancaria, asientos automáticos y resumen de IVA.
- Un inicio que avisa: una tarjeta con lo que requiere atención ese día, como comprobantes rechazados, facturas vencidas o la llave criptográfica por vencer.
Decisiones técnicas que importan
Hacienda no siempre responde a la primera
El sistema genera cada comprobante en XML, lo valida contra los esquemas oficiales de la versión 4.4, lo firma con la llave criptográfica de la empresa y lo envía. Si Hacienda no responde, el comprobante entra en una cola que reintenta el envío y consulta el estado hasta tener una respuesta. El usuario no tiene que estar pendiente.
Cada empresa con su propia base de datos
Grupo Factura es multiempresa, pero los datos de cada empresa viven en una base separada. Así, la información de un cliente nunca se mezcla con la de otro, y respaldar o mover una empresa es sencillo.
Seguridad desde el diseño
La llave criptográfica, su PIN y las contraseñas de Hacienda y del correo se guardan cifradas, con una clave distinta por empresa. Cada usuario tiene un rol (Administrador, Contador, Vendedor o Solo lectura) que se valida en el servidor, y los administradores entran siempre con verificación en dos pasos.
Ligero para correr en cualquier lado
El sistema funciona 100 % en el navegador, en computadora, tableta o celular. Lo construimos con tecnologías probadas (Python en el servidor y Vue en la pantalla) y lo empaquetamos para correr en un hosting estándar, lo que mantiene bajos los costos de operación. Eso se refleja en el precio: los planes empiezan en ₡4.900 al mes.
Versiones frecuentes y documentadas. Cada versión publica sus novedades en lenguaje sencillo dentro del mismo sistema, y el código tiene pruebas automáticas para los cálculos de Hacienda, la planilla y los permisos.
El sitio web también es parte del producto
Un buen sistema necesita una página que lo explique bien. Para grupofactura.com hicimos una página por cada área (factura electrónica, planillas, punto de venta, contabilidad y precios), una calculadora de aguinaldo gratuita y el registro de la prueba gratis de un mes. Las solicitudes del formulario indican desde dónde llegó la visita, por ejemplo Facebook, Instagram o un anuncio, para saber qué canal funciona.
¿Necesitas facturar con Hacienda? Conoce Grupo Factura, con prueba gratis de un mes. El servicio lo ofrece IT Core Sync, que también se encarga de la infraestructura.
Qué significa esto para tu sitio web
No todos nuestros clientes necesitan un sistema como Grupo Factura. Pero todos se benefician de que su sitio lo haga un equipo que sabe construir software:
- Velocidad y seguridad pensadas desde el inicio, no agregadas al final.
- Formularios que funcionan y protegidos contra spam, que te avisan de dónde viene cada cliente.
- SEO técnico bien hecho: datos estructurados, direcciones limpias y un sitio que Google entiende.
- Integraciones cuando las necesites: reservas, cotizadores o conexión con tus sistemas.
En resumen
Grupo Factura es la prueba de lo que podemos construir: un sistema que habla con Hacienda, calcula planillas y cobra en caja, con seguridad y un costo accesible. Ese mismo criterio técnico es el que ponemos en cada sitio web de nuestros planes mensuales.
¿Hablamos de tu proyecto?
Ya sea un sitio web, una tienda o una herramienta a la medida, te decimos cómo lo haríamos y cuánto costaría.
Hacemos sitios web por suscripción mensual con hosting, dominio y correo incluidos. Somos una marca de IT Core Sync S.R.L.